La direction de service
Dans le contexte d’une municipalité
Je suis responsable des services de loisir de notre municipalité. Comme mes homologues aux directions des autres services de la ville, mes journées sont chargées et très variées.
Je planifie, organise, coordonne et évalue les ressources humaines, techniques, administratives et financières sous ma responsabilité.
Lorsque je ne suis pas affairée à élaborer une entente de service avec un partenaire du secteur des loisirs, je réserve du temps pour collaborer avec les autres services municipaux pour élaborer les règlements, politiques ou directives qui touchent mon service. Je veille aussi à leur actualisation.
Dans le contexte d’une MRC
Mon rôle serait sensiblement le même, à la différence que la direction des services d’une MRC doit considérer les enjeux qui touchent à l’ensemble des municipalités qu’elle doit servir.
Tous les acteurs de la municipalité sont des partenaires pour un conseiller municipal :
- Les citoyens
- Les organismes communautaires
- Le milieu des affaires
- Le milieu scolaire
- Les intervenants des différents ministères
- Les autres municipalités
- Des concertations ou regroupements
- Le personnel de la municipalité
- Les organismes parapublics
Ma priorité est d’offrir des services de qualité dans le service sous ma responsabilité. Pour y arriver, j’élabore un plan d’action détaillé. Ce plan est basé sur les grandes orientations contenues dans le plan stratégique de la municipalité ou de la MRC. Elles peuvent aussi être modulées selon les orientations gouvernementales, les politiques, les lois et les règlements. Chaque année, nous devons adopter notre plan triennal d’immobilisation, qui porte sur les trois années à venir. Nos priorités s’y retrouvent donc, et nous y revenons chaque année.
Je tiens régulièrement des réunions avec le personnel de mon service. Durant nos rencontres, nous étudions les différentes demandes qui nous sont faites pour mieux planifier nos implications.
Une municipalité est un gouvernement de proximité où chaque membre a ses fonctions. Nous analysons les demandes en fonction des politiques, des lois et règlements en place. Si la direction générale et moi pouvons approuver certaines demandes, d’autres doivent être soumises à l’approbation du conseil.
Voici quelques renseignements à propos de notre processus de décision:
Il n'y a pas qu'un seul chemin pour prendre des décisions au sein d'une municipalité, mais je m'attarderai à celui que je vois le plus souvent, soit l'adoption par voie de résolution. Sachez tout de même que certaines décisions se prennent par voie de règlement. Vous pourrez trouver plus d'information à ce sujet sur les sites en référence au bas de cette fiche
La première étape pour vous constitue à établir un contact avec nous. Parfois, votre porte d'entrée sera politique, soit un membre du conseil municipal, tandis qu'à d'autres occasions, elle sera administrative, soit une direction de service ou une direction générale, comme moi.
Peu importe la porte d'entrée, la deuxième étape fera en sorte que votre demande sera portée à à mon attention, ou à celle de la direction générale, afin qu'elle puisse être évaluée et analysée. Nous nous attarderons aux besoins de la population, nos priorités, la solution que vous proposez, les ressources à notre disposition pour répondre à votre demande, ainsi que tous les cadres légaux qui peuvent s'appliquer.
Il est aussi possible que des travaux préparatoires doivent se tenir avec les élus, par exemple en comité de travail.
La troisième étape de votre demande est celle que vous attendez le plus : l'adoption. À moins de faire partie des demandes que les directions peuvent autoriser, cette étape aura lieu lors d'un conseil municipal.
Le processus de décision au sein d’une MRC :
Si j'étais à la direction générale d'une MRC, le processus décisionnel serait le même, à la différence que ça ne serait pas le conseil municipal qui adopterait votre demande, mais le conseil de la MRC, qui est composé de tous les maires de cette MRC.
Je pourrais vous résumer le processus décisionnel en contexte municipal de cette façon :
Bon à savoir à propos du processus décisionnel
Lorsque vous venez me rencontrer pour une demande, sachez que j’aurai besoin de temps avant de revenir vers vous avec une décision. Je comprends que le processus peut paraître long vu de l’extérieur, mais respecter les étapes, c’est respecter l’équité pour tous. Cette rigueur dans nos concertations nous aide à prendre de meilleures décisions
Dans ma décision, et selon les enjeux, les dossiers et les priorités, je serai influencée par :
- Les citoyens
- Les conseillers
- Les autres directions de services
- Nos partenaires de services à la population
- Les experts sur des enjeux particuliers
- Les organismes qui peuvent identifier les besoins de la communauté
- Les élus de notre municipalité
- La direction générale de la municipalité
Dans ma décision, je serai favorable à des propositions qui:
- Répondent aux besoins des citoyens
- Répondent aux demandes du gouvernement
- Sont réalistes, en matière de ressources sollicitées
- Sont bien communiquées et suscitent l’adhésion de l’équipe
- Ne nuisent pas à la poursuite des dossiers en cours ou déjà planifiés
- Complémentent l’offre de service de la municipalité
- Ont fait leurs preuves par le passé
- Respectent et répondent aux politiques publiques et aux orientations gouvernementales
Enjeux ponctuels qui peuvent avoir un impact sur ma décision:
- La circulation des idées au sein de l’organisation
- Les élections et le changement d’équipe qui peut s’ensuivre
- Le manque de ressources (humaines ou matérielles)
- Les catastrophes naturelles
- Les finances publiques
- Le remplacement d’infrastructures
- Tout autre événement imprévu qui nécessite l’intervention de la municipalité
Adressez-vous à la bonne personne
Il est important de d’abord contacter les gens qui analysent les demandes ou qui peuvent vous aider
Démontrez un intérêt sincère
Intéressez-vous aux dossiers, aux nouvelles, aux enjeux de la municipalité.
Ne brûlez pas les étapes
Les événements et les occasions de réseautage ne sont pas des moments opportuns pour exposer vos demandes. Profitez plutôt de l’occasion pour vous présenter brièvement et convenir d’un meilleur moment pour une rencontre.
Choisissez les bons canaux de communication
Si votre interlocuteur est très actif sur les réseaux sociaux, vous pouvez apprécier ses publications. Toutefois, pour les demandes de rencontre ou pour lui exposer vos idées, éviter de le faire par les réseaux sociaux.
Ayez un ton juste
Votre interlocuteur préfère-t-il les échanges formels, ou se sent-il plus à son aise dans les échanges plus familiers ? Adaptez votre ton aux attentes de votre interlocuteur, mais attention ! Celles-ci pourraient différer d’un lieu de consultation à un autre. Discuter dans un bureau ou lors d’une séance de conseil municipal demande des ajustements différents.
Évitez les termes trop techniques
Lorsque vous présentez un projet, évitez le jargon propre à votre secteur ou votre domaine. Au contraire, tentez de traduire votre réalité dans les termes utilisés dans le secteur municipal.
Soyez précis, bref et concis.
Que ce soit en personne ou par courriel, soyez clair sur vos attentes. Un message bref, mais explicite, expliquant précisément la demande et le délai de réponse souhaité vous donnera une longueur d’avance pour la suite.
Consultez le plan stratégique de la municipalité ou de la MRC
Vous pourrez ainsi me présenter en quoi votre projet répond aux objectifs et aux priorités de notre municipalité ou par la MRC.
Voyez à ce que votre projet soit :
Rassembleur
Vous avez pris soin d’impliquer d’autres personnes, des organisations ou des institutions importantes. Dans certains cas, le fait de démontrer l’appui des citoyens, sous forme de lettres ou de pétition, aidera à traduire l’importance ou l’urgence d’agir.
Mobilisateur
Votre projet correspond à des demandes exprimées par la population et s’inscrit dans la planification stratégique de la municipalité.
Documenté
La présentation est à la fois succincte et précise. Votre dossier inclut des données fiables, des exemples de projets similaires et souligne les impacts sur le segment de la population visée.
Réaliste
Votre échéancier est réaliste et tient compte du temps qu’il me faudra pour prendre connaissance de votre demande avant de la partager avec les autres membres du conseil. L’investissement requis est cohérent avec les ressources de la municipalité.
Meilleure période pour déposer une demande
De façon générale, il n’y a ni période idéale ni période proscrite.
Cependant, certains projets s’inscrivent dans un calendrier d’activités pour lesquelles la municipalité ou la MRC prévoit des budgets qu’elle distribue à des périodes précises, en cours d’année.
De plus, les municipalités et les MRC adoptent généralement leur budget entre novembre et décembre. Considérant que c’est une période où la charge de travail est plus grande, c’est une période à éviter pour faire des demandes.
Selon le type de projet proposé, il est aussi important de prévoir assez de temps en amont pour que celui-ci puisse être inclus dans les dépenses, s’il y a lieu, sachant que les décisions doivent suivre un cheminement préétabli.
Pour connaître le calendrier des activités, l’adoption du budget et les dates de tombées pour le dépôt de projets dans votre municipalité ou MRC, le site web est votre principale ressource. Si l’information recherchée est difficile à trouver, communiquez directement avec eux.