La direction générale
Direction générale d’une municipalité :
Je suis responsable de la bonne administration de la municipalité. Sous l’autorité du conseil, j’assure la liaison entre le politique et l’administratif.
J’accompagne les membres du conseil municipal dans leur prise de décision et, lorsque le conseil approuve un projet, j’assure sa mise en œuvre en facilitant l’accès aux ressources.
Comme je travaille dans une plus petite municipalité, je porte plusieurs chapeaux en assumant la direction des services d’urbanisme, de loisir, des finances et des ressources humaines. Cette réalité peut toutefois être différente pour mes collègues d’autres municipalités.
Direction générale d’une municipalité régionale de comté (MRC) :
Si j’étais à la direction générale de la MRC, mon rôle serait sensiblement le même, à la différence que je considérerais des enjeux qui touchent à l’ensemble des municipalités que la MRC doit servir.
Tous les acteurs de la municipalité sont des partenaires pour un conseiller municipal :
- Les citoyens
- Les organismes communautaires
- Le milieu des affaires
- Le milieu scolaire
- Les intervenants des différents ministères
- Les autres municipalités
- Des concertations ou regroupements
- Le personnel de la municipalité
- Les organismes parapublics
Comme DG d’une MRC, mes partenaires œuvrent sur tout le territoire de la MRC, et non uniquement sur le territoire de la municipalité où je suis élu.
- Les maires de la MRC
- Les directions régionales des ministères, notamment le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation
- Les associations et regroupements régionaux
- Les partenaires d’autres secteurs d’intervention (santé, éducation, employabilité, et autres.)
Comme direction générale d'une municipalité
Mes priorités sont identifiées dans les plans stratégiques que la municipalité définit en conseil municipal. Elles peuvent aussi être modulées selon les orientations gouvernementales, les politiques, les lois et les règlements. Elles couvrent bien sûr l’ensemble des responsabilités de la ville : urbanisme, aménagement du territoire, culture, loisirs, développement communautaire, économie, environnement, habitation, transport, autres services aux citoyens et projets spécifiques proposés par le gouvernement provincial. Toutefois, elles couvrent aussi des axes d’interventions pour lesquels nous pouvons jouer un rôle, tels que la réussite éducative et le développement global des enfants, pour ne nommer que ceux-ci.
Chaque année, nous devons adopter notre plan triennal d’immobilisation, qui porte sur les trois années à venir. Nos priorités s’y retrouvent donc, et nous y revenons chaque année.
Comme direction générale d’une MRC
Mes priorités sont influencées par les enjeux qui touchent à l’ensemble des municipalités de la MRC et les orientations convenues par son conseil.
Une municipalité est un gouvernement de proximité où chaque membre a ses fonctions.
Le conseil municipal décide de nos grandes orientations. De mon côté, avec les équipes des différents services, je décide des opérations à mettre en place pour répondre aux plans définis par le conseil.
Nous analysons les demandes en fonction des politiques, des lois et règlements en place. Si les directeurs de service et moi pouvons approuver certaines demandes, d’autres doivent être soumises à l’approbation du conseil.
Voici quelques renseignements à propos de notre processus de décision:
Il n'y a pas qu'un seul chemin pour prendre des décisions au sein d'une municipalité, mais je m'attarderai à celui que je vois le plus souvent, soit l'adoption par voie de résolution. Sachez tout de même que certaines décisions se prennent par voie de règlement. Vous pourrez trouver plus d'information à ce sujet sur les sites en référence au bas de cette fiche
La première étape pour vous constitue à établir un contact avec nous. Parfois, votre porte d'entrée sera politique, soit un membre du conseil municipal, tandis qu'à d'autres occasions, elle sera administrative, soit une direction de service ou une direction générale, comme moi.
Peu importe la porte d'entrée, la deuxième étape fera que votre demande sera portée à mon attention, ou à celle d'une direction de service, afin qu'elle puisse être évaluée et analysée. Nous nous attarderons aux besoins de la population, nos priorités, la solution que vous proposez, les ressources à notre disposition pour répondre à votre demande, ainsi que tous les cadres légaux qui peuvent s'appliquer
Il est aussi possible que des travaux préparatoires doivent se tenir avec les élus, par exemple en comité de travail.
La troisième étape de votre demande est celle que vous attendez le plus : l'adoption. À moins de faire partie des demandes que les directions de service et moi pouvons autoriser, cette étape aura lieu lors d'un conseil municipal.
Le processus de décision au sein d’une MRC :
Si j'étais à la direction générale d'une MRC, le processus décisionnel serait le même, à la différence que ça ne serait pas le conseil municipal qui adopterait votre demande, mais le conseil de la MRC, qui est composé de tous les maires de cette MRC.
Je pourrais vous résumer le processus décisionnel en contexte municipal de cette façon :
Bon à savoir à propos du processus décisionnel
Lorsque vous venez me rencontrer pour une demande, sachez que j’aurai besoin de temps avant de revenir vers vous avec une décision. Je comprends que le processus peut paraître long vu de l’extérieur, mais respecter les étapes, c’est respecter l’équité pour tous. Cette rigueur dans nos concertations nous aide à prendre de meilleures décisions.
Dans ma décision, et selon les enjeux, les dossiers et les priorités, je serai influencé par :
- Les citoyens
- Les conseillers
- Nos partenaires de services à la population
- Les experts sur des enjeux particuliers
- Les organismes qui peuvent identifier les besoins de la communauté
- La direction générale de la municipalité
- La direction générale de la MRC
Dans ma décision, je serai favorable à des propositions qui:
- Répondent aux besoins des citoyens
- Répondent aux demandes du gouvernement
- Sont réalistes, en termes de ressources sollicitées
- Sont bien communiquées et suscitent l’adhésion de l’équipe
- Ne nuisent pas à la poursuite des dossiers en cours ou déjà planifiés
- Complémentent l’offre de service de la municipalité
- Ont fait leurs preuves par le passé
- Respectent et répondent aux politiques publiques et aux orientations gouvernementales
Enjeux ponctuels qui peuvent avoir un impact sur ma décision:
- La circulation des idées au sein de l’organisation
- Les élections et le changement d’équipe qui peut s’ensuivre
- Le manque de ressources (humaines ou matérielles)
- Les catastrophes naturelles
- Les finances publiques
- Le remplacement d’infrastructures
- Tout autre événement imprévu qui nécessite l’intervention de la municipalité
Adressez-vous à la bonne personne
Il est important de d’abord contacter les gens qui analysent les demandes ou qui peuvent vous aider
Démontrez un intérêt sincère
Intéressez-vous aux dossiers, aux nouvelles, aux enjeux de la municipalité.
Ne brûlez pas les étapes
Les événements et les occasions de réseautage ne sont pas des moments opportuns pour exposer vos demandes. Profitez plutôt de l’occasion pour vous présenter brièvement et convenir d’un meilleur moment pour une rencontre.
Choisissez les bons canaux de communication
Si votre interlocuteur est très actif sur les réseaux sociaux, vous pouvez apprécier ses publications. Toutefois, pour les demandes de rencontre ou pour lui exposer vos idées, éviter de le faire par les réseaux sociaux.
Ayez un ton juste
Votre interlocuteur préfère-t-il les échanges formels, ou se sent-il plus à son aise dans les échanges plus familiers ? Adaptez votre ton aux attentes de votre interlocuteur, mais attention ! Celles-ci pourraient différer d’un lieu de consultation à un autre. Discuter dans un bureau ou lors d’une séance de conseil municipal demande des ajustements différents.
Évitez les termes trop techniques
Lorsque vous présentez un projet, évitez le jargon propre à votre secteur ou votre domaine. Au contraire, tentez de traduire votre réalité dans les termes utilisés dans le secteur municipal.
Soyez précis, bref et concis.
Que ce soit en personne ou par courriel, soyez clair sur vos attentes. Un message bref, mais explicite, expliquant précisément la demande et le délai de réponse souhaité vous donnera une longueur d’avance pour la suite.
Consultez le plan stratégique de la municipalité ou de la MRC
Vous pourrez ainsi m'exposer en quoi votre projet répond aux objectifs et aux priorités de notre municipalité ou par la MRC
Voyez à ce que votre projet soit :
Rassembleur
Vous avez pris soin d’impliquer d’autres personnes, des organisations ou des institutions importantes. Dans certains cas, le fait de démontrer l’appui des citoyens, sous forme de lettres ou de pétition, aidera à traduire l’importance ou l’urgence d’agir.
Mobilisateur
Votre projet correspond à des demandes exprimées par la population et s’inscrit dans la planification stratégique de la municipalité.
Documenté
La présentation est à la fois succincte et précise. Votre dossier inclut des données fiables, des exemples de projets similaires et souligne les impacts sur le segment de la population visée.
Réaliste
Votre échéancier est réaliste et tient compte du temps qu’il me faudra pour prendre connaissance de votre demande avant de la partager avec les autres membres du conseil. L’investissement requis est cohérent avec les ressources de la municipalité.
Meilleure période pour déposer une demande
De façon générale, il n’y a ni période idéale ni période proscrite.
Cependant, certains projets s’inscrivent dans un calendrier d’activités pour lesquelles la municipalité ou la MRC prévoit des budgets qu’elle distribue à des périodes précises, en cours d’année.
De plus, les municipalités et les MRC adoptent généralement leur budget entre novembre et décembre. Considérant que c’est une période où la charge de travail est plus grande, c’est une période à éviter pour faire des demandes.
Selon le type de projet proposé, il est aussi important de prévoir assez de temps en amont pour que celui-ci puisse être inclus dans les dépenses, s’il y a lieu, sachant que les décisions doivent suivre un cheminement préétabli.
Pour connaître le calendrier des activités, l’adoption du budget et les dates de tombées pour le dépôt de projets dans votre municipalité ou MRC, le site web est votre principale ressource. Si l’information recherchée est difficile à trouver, communiquez directement avec eux.